Videokonferenčné riešenia pre firmy

0

Vzhľadom na zložité okolnosti musia firmy aj jednotlivci hľadať nové spôsoby spolupráce tak, aby bolo možné nechať čo najviac pracovníkov v domácom prostredí, prípade komunikovať medzi oddeleniami či pobočkami bez toho, aby bolo nevyhnutné osobné stretávanie. Na tieto účely existuje množstvo riešení, ktorých základom je videokonferencia. Možno ich rozdeliť na dve základné kategórie. Prvú tvoria sofistikované hardvérové riešenia pre veľké spoločnosti, respektíve pre kritické potreby, ktoré zabezpečujú výbornú kvalitu prenosu, vysokú spoľahlivosť spojenia, možnosť pripojenia diaľkovo ovládaných kamier PTZ, prenos vzdialenej plochy či prezentácie, možnosť záznamu či interoperabilitu so systémami ďalších výrobcov na báze protokolu SIP. Druhá kategória, ktorá bude zaujímať skôr malé firmy alebo jednotlivcov, sú čisto softvérové riešenia. Tie môžu fungovať na bežnom PC či notebooku a využívajú na beh jeho hardvér, kameru či reproduktory. Pochopiteľne, väčšina z týchto riešení umožňuje aj využívanie externých periférií, napr. kamery, projektora, reproduktorov, mikrofónov a podobne. Pred ich po­užitím si však vždy treba overiť ich vzájomnú kompatibilitu. Softvérové riešenia sú väčšinou lacnejšia alternatíva, ale nemusí pri nich byť zaručená kvalita prenosu a spoľahlivosť ako pri hardvérových riešeniach. Väčšina riešení, či už softvérových, alebo hardvérových, umožňuje aj spoluprácu s mobilnými zariadeniami.

Videokonferencia je účinný nástroj slúžiaci na to, aby sa zabránilo zbytočnému cestovaniu medzi pracoviskami na stretnutia. Zaujímavá je aj ako marketingový nástroj na usporiadanie webinárov, prezentácií a iných online podujatí. Videokonferenčné nástroje sú vo väčších firmách bežne používaný komunikačný nástroj na pracovné porady a brífingy. V súčasnej situácii, keď čoraz väčšie množstvo firiem musí zviesť prácu z domu alebo v obmedzenom režime, tieto služby nadobúdajú veľký význam aj pre malé firmy a prevádzky, ako aj pre jednotlivcov. Pozrieme sa teda na to, ako takéto služby a zariadenia fungujú a čo od nich možno očakávať. 

Na pochopenie možností videokonferenčných služieb treba uviesť, že osobná interakcia je iba jedna z možností. Tie najlepšie vo svojej triede umožňujú používateľom zdieľať svoje obrazovky, vzdialene pristupovať k pracovným plochám, textovo komunikovať, vymieňať si súbory, komunikovať prostredníctvom digitálnych tabúľ a takisto vysielať konferencie veľkým skupinám pasívnych divákov. Niektoré z nich sú súčasťou balíkov VoIP (Voice-over-IP), ktoré umožňujú dynamicky meniť hlasové hovory na videohovory a zdieľané stretnutia jediným stlačením tlačidla bez vytvorenia nového spojenia. Okrem zdieľaných stretnutí je videokonferencia efektívny nástroj napr. aj na technickú podporu v reálnom čase, interakciu so zákazníkmi vo webových seminároch a školeniach alebo špeciálne marketingové podujatia. Veľa malých a stredných podnikov má svoje pobočky v rôznych, často vzdialených oblastiach, čo prináša veľké požiadavky na komunikáciu.

To sú práve prípady, ktoré treba riešiť aj dnes. Množstvo pracovníkov je izolovaných a na to, aby mohli efektívne pracovať, je potrebná kvalitná komunikácia. Videokonferencie však nie sú založené iba na hlase v telefóne, ale aj prítomnosti na obrazovke. Je to diametrálne odlišný spôsob komunikácie, ktorý sa viac blíži k osobnému kontaktu. Hostiteľ navyše môže zdieľať svoju pracovnú plochu alebo prezentáciu, prípadne načrtnúť nápady na interaktívnej tabuli a pozvať účastníkov, aby sa pripojili. Niektoré videokonferenčné služby umožňujú moderátorom odovzdať kontrolu inému účastníkovi, ktorý môže pokračovať v porade bez prerušenia.

Ak sa pozrieme na softvérové riešenia, pri všetkých službách sú dôležitým faktorom ceny a balíčky aplikácií na videokonferencie. Všetky služby ponúkajú bezplatné skúšobné verzie (väčšina na 14 dní), niektoré aj bezplatné verzie s obmedzenou funkčnosťou a počtom účastníkov. Sú teda vhodné iba na niektoré úlohy, ale prevažne nejde o plnohodnotné riešenie. Väčšina služieb pri skúšobnej prevádzke nevyžaduje vloženie platobnej karty, takže sa nemusíte obávať automatického účtovania. Mnoho služieb je škálovateľných v závislosti od počtu hostiteľov a účastníkov, ktorých potrebujete. Preto je dobre si preštudovať a vyskúšať viac služieb skôr, ako sa rozhodnete pre konkrétnu z nich.

Odporúča sa vyskúšať si v nich ponuku rozšírených funkcií, aby ste vedeli, či sú pre vás prínosom a či ich budete potrebovať. Ďalší dôležitý faktor je to, či sa cena za službu platí na základe hostiteľa alebo počtu účastníkov. Ceny, ktoré sú za hostiteľa, budú lepšie tam, kde potrebujete organizovať webináre, školenia či prednášky, zatiaľ čo ceny, ktoré sa platia za každého účastníka, budú atraktívne na pracovné porady a brífingy. Príkladom môže byť Microsoft Teams, ktorý je vhodný, ak už používate balík Microsoft Office 365, pretože je s ním a ostatnými aplikáciami Microsoftu úzko integrovaný. Z používateľského hľadiska však ide o zložitejší nástroj. Ak pravidelne organizujete webové semináre, potom je vhodnejší napríklad program ClickMeeting, ktorý je účtovaný na základe hostiteľa.

Len čo nájdete balíčky s cenami, ktoré vám vyhovujú, dôležitý faktor je jednoduché použitie. Ak je pre vás a ďalších účastníkov náročné vyznať sa v ovládaní a používať funkcie programu, je jasné, že to bude komplikovať a oneskorovať začiatky stretnutí, čo neprispieva k dobrej pohode pri mítingoch. Aplikácia musí mať jednoduchú registráciu, vytvorenie stretnutia, pozývanie účastníkov a nastavenie ovládacích prvkov zvuku a videa. Takisto by tu mala byť pre pozvaných možnosť jednoducho stretnutie uskutočniť alebo prerušiť. Pokiaľ ide o nadštandardné funkcie, treba si zvážiť, či potrebujete alebo nepotrebujete telefónne čísla, VoIP alebo obe možnosti na prenos zvuku, takisto či potrebujete okrem zdieľania obrazovky aj videohovory. Niektoré služby umožňujú telekonferencie s telefónnymi číslami (miestne alebo bezplatné) a hovory VoIP, zatiaľ čo iné poskytujú len jedno alebo druhé. Niektoré ponúkajú aj medzinárodné telefónne čísla. Všetky zväčša majú v ponuke videohovory prostredníctvom webovej kamery, treba si však pozrieť plán predplatného, pretože táto možnosť nemusí byť v najnižších alebo voľných programoch. Dôležité pri jednotlivých službách je aj to, či si účastník pred ich použitím musí stiahnuť softvér, alebo platforma funguje na základe webovej aplikácie. Samozrejme, ak budete službu používať častejšie, je dobré overiť si u používateľov/zamestnancov/partnerov kompatibilitu hardvéru, respektíve preferovaný prehliadač. Veľa služieb funguje na základe zaslaného kódu, pomocou ktorého sa pripojíte k danej konverzácii.

Najlepšie služby umožňujú nastaviť rôzne typy stretnutí, ako napríklad prednášku, kde sú stlmení všetci účastníci, diskusný režim alebo režim otázok a odpovedí, v ktorom môžu moderátori stlmiť účastníkov podľa potreby alebo nechať všetkých účastníkov hovoriť. Tieto prvky oceníte až po skúsenosti, keď vám od niektorého účastníka preniká do konverzácie štekot psa alebo plač dieťaťa na pozadí. Medzi ďalšie možnosti patrí zapnutie a vypnutie webových kamier, zablokovanie oneskorených osôb mimo schôdzky, vytvorenie čakacej miestnosti pri príprave na schôdzu a povolenie prerušenia relácií. Pri prezentáciách je dôležité zdieľanie obrazovky, ako aj možnosť zdieľať iba jednu aplikáciu, dokument, obrázok, prípadne zdieľať celú plochu. Väčšina videokonferenčných služieb v tomto smere ponúka aj nástroj na interaktívne tabule, ktorý môžete použiť na načrtnutie nápadov alebo na zaznamenanie poznámok počas stretnutia, aby ho mohli vidieť všetci. Musíte si takisto rozmyslieť, čo sú účastníci schopní robiť – zdieľať svoju obrazovku, povoliť svoju webovú kameru, načrtnúť nákres na zdieľanej tabuli alebo prevziať vedenie prezentácie. Treba uvažovať o tom, akú mieru spolupráce na stretnutiach potrebujete.

Dôležitý je, samozrejme, aj počet účastníkov, ktorých možno volať, a počet súčasne povolených audio- a videokanálov. V nižších programoch sú často povolení 2 až 4 účastníci, ale môžete sa stretnúť aj s veľkorysejšími ponukami. Treba si preto zvážiť, pre koľkých účastníkov videokonferencie vlastne reálne potrebujete. Väčšina služieb vám tiež umožní nahrávať schôdzky a v niektorých môžete upravovať nahrávky priamo v soft­véri. Záznamy sa dajú použiť na webináre pre tých, ktorí sa nemohli zúčastniť, alebo pre nových zamestnancov. Treba však počítať s tým, že táto služba je zväčša dostupná iba pri vyšších plánoch.

Pre väčšie firmy sú výhodnejšie hardvérové riešenia, ktoré sa zväčša dodávajú na kľúč, a to vrátane integrácie do firemnej siete, čo je tu kľúčová podmienka. Zá­kladné nastavenie síce stačí na spustenie jednej relácie, no pri požiadavke na viaceré relácie môže dochádzať k vzniku artefaktov, nadmernému vyťažovaniu sieťových prostriedkov a aj zúženiu šírky pásma vašej siete a internetového pripojenia. Pri viacerých vzdialených používateľoch, ktorí sa pripájajú na internet pomocou virtuálnej privátnej siete (VPN), takisto môže dochádzať vplyvom týchto služieb k nadmernému vyťaženiu internetového pripojenia. Veľmi dôležitá vec pri výbere služby na použitie vo firme je aj dostupnosť technickej podpory. Najlepšie služby ponúkajú okrem rozsiahlej dokumentácie online aj telefonickú, e-mailovú a četovú podporu. Kompatibilitu sme spomínali už na začiatku a je to takisto finálny bod, ktorý treba skontrolovať. Musíte si overiť kompatibilitu s prehliadačmi a zistiť systémové požiadavky. Stále viac služieb vyžaduje doplnky alebo aplikácie na stiahnutie, aby sa dosiahla maximálna úroveň funkčnosti. Toto môže byť často problém vo väčších spoločnostiach, kde sú v platnosti firemné politiky IT obmedzujúce to, čo sa dá nainštalovať. Preto je dôležité zvážiť, čo funguje najlepšie v rámci vašej organizácie.

Ako vidieť, videokonferenčné riešenia toho ponúkajú naozaj dosť. Pokiaľ potrebujete v týchto dňoch riešiť iba základnú komunikáciu, prípadne aj s využitím webovej kamery, sú tu okrem špecializovaných videokonferenčných služieb aj ďalšie, jednoduchšie riešenia, ako napr. Viber, Skype, Messenger, WhatsApp a podobné. Každé z nich má svoje výhody aj nevýhody a  zväčša sú určené iba pre obmedzený počet účastníkov. Funkcie sú prevažne obmedzené iba na komunikáciu – či už textovú, hlasovú, alebo cez video. Na druhej strane je výhodné, že sú väčšinou zadarmo.

Na opačnom konci sú už spomínané profesionálne riešenia, ktorých základom je potrebný hardvér a využívajú často dedikované softvérové riešenia, prípadne môžu byť kompatibilné s niektorou zo softvérových platforiem. Tieto riešenia dnes ponúka viacero firiem a ich hlavná výhoda je hardvér prispôsobený na daný účel. Možno tu nájsť veľmi širokú paletu riešení od tých najjednoduchších až po sofistikované systémy, schopné obslúžiť veľké množstvá účastníkov, s vysokou kvalitou aj zabezpečením. Stačí si iba zvážiť svoje potreby a správne vybrať.

Aj keď pohnútkou na vznik tohto článku je súčasná situácia so šíriacou sa pandémiou, ktorá núti množstvo firiem hľadať alternatívne spôsoby práce, videokonferenčné riešenia dokážu aj za bežných okolností byť pre firmy veľkým prínosom v oblasti komunikácie a riadenia, pričom umožňujú podstatné zníženie nákladov.

 

 

Zobrazit Galériu

René Hubinský

Všetky autorove články
homeoffice

Pridať komentár

Mohlo by vás zaujímať

Mohlo by vás zaujímať