SAMSUNG_06202 M SAMSUNG_06202 M SAMSUNG_06202 M Advertisement

Video: Ako používať nástroj na tímovú komunikáciu a spoluprácu Microsoft Teams

0

V situácii, keď veľa ľudí pracuje z domu, potrebujú nástroj, ako navzájom komunikovať a spolupracovať. Taktiež učitelia hľadajú spôsob, ako byť v kontakte so svojimi žiakmi a vyučovať na diaľku. Predstavujeme možnosti riešenia Microsoft Teams, krok za krokom vrátane konfigurácie a funkcií pre videokonferencie a tímovú spoluprácu.



 

Microsoft Teams je k dispozícii v bezplatnej verzii Freemium aj v komerčnej platenej verzii. Komerčná verzia umožňuje navyše plnohodnotnú prácu so zdieľaným repozitárom, umožňuje plánovanie udalostí v kalendári a ponúka používateľom ďalšie pokročilé funkcie, ktoré umožňujú lepšie využitie možností cloudového balíka Microsoft Office 365. Riešenie Teams integruje  ľudí, rozhovory, obsah a nástroje, ktoré tímy potrebujú k spolupráci. Je k dispozícii ako desktopová apikácia pre operačné systémy Windows a Mac OS, prípadne môžete k funkciám riešenia pristupovať cez webový prehliadač, alebo využiť mobilnú aplikáciu pre operačné systémy Android a iOS. 

Bezplatná verzia umožňuje vytvoriť tím až do 300 ľudí, čo môže byť užitočné napríklad pri organizovaní komunitných podujatí. K dispozícii je tímový úložný priestor 10 GB plus 2GB pre každého člena tímu. Freemium umožňuje neobmedzené četovanie a vyhľadávanie, integrované audio a video schôdzky medzi jednotlivcami, skupinami a možnosť prepojenia celého tímu. Používateľské rozhranie pre všetky dostupné formy komunikácie je jednoduché a intuitívne. Integrovaný Office Online pre tvorbu obsahu v reálnom čase zahŕňajúci nástroje Word, Excel, PowerPoint a OneNote. Pomerne rýchlo však narazíte na limity Freemium verzie, v mojom prípade to bola chýbajúca funkcionalita kalendára, do ktorého by bolo možné plánovať aktivity pre členov tímu. Možno budú na tento účel časom aplikácie tretích strán. Bezplatná verzia je ideálna napríklad pre startupy aby si vyskúšali možnosti riešenia a prípadne sa rozhodli pre komerčnú verziu.

Komerčná verzia MS Teams funguje ako integračná nadstavba prepájajúca funkcie Office 365 potrebné na tímovú spoluprácu vrátane Yammer, Planner, či Stream. Dajú sa organizovať hlasové i video meetingy, prípadne priamo z prostredia Teams pracovať s dokumentmi MS Office. Každý člen tímu má k dispozícii kapacitu 1 TB na ukladanie svojich dokumentov. Pracovné, či projektové tímy majú určité špecifiká, preto riešenie Teams poskytuje široké možnosti prispôsobiť virtuálne pracové prostredie tak, aby spĺňalo konkrétne požiadavky. Členovia tímu môžu vytvoriť kanály určené na zoradenie konverzácií podľa témy. Tie môžu byť zoradené do záložiek, ktoré poskujú  rýchly prístup k najpoužívanejším dokumentom a aplikáciám. Záložky môžu byť v Office 365 vytvorené aj pre služby ako OneNote, SharePoint, Planner a tiež pre služby tretích strán. Teams integruje aj notifikácie produktov tretích strán, ako napríklad Twitter alebo GitHub. Priebeh virtuálnych meetingov je možné nahrávať a následne zdieľať s členmi, ktorí nemali možnosť zúčastniť sa komunikácie. Nahrávka sa uloží do aplikácie MS Stream, v ktorej je následne zdieľaná. Ikony aplikácií, ktoré potrebujete si jednoducho integrujete do používateľského rozhrania Teams. Počas mítingov máte možnosť kedykoľvek nahliadnuť do kalendára a prípadne zorganizovať ďalšie stretnutie, napríklad separátny míting, na ktorom sa bude riešiť nejaká čiastková téma, alebo implementačný detail, aby sa tým nezdržiaval priebeh schôdze pre väčší okruh ľudí zameraný na celý projekt.

Filozofia ovládania aplikácií je sústredená okolo tímov. Aplikácie vám ako používateľovi zobrazia zoznam tímov, ktorých ste členom, prípadne tímov, ktoré ste sami vytvorili. Tímy môžete vytvárať pre jednotlivé organizačné zložky firmy, či už sú to oddelenia, alebo pobočky, prípadne tímy pre jednotlivé projekty. V každom tíme môžete vytvárať tematické podkanály, ktoré sú detailnejšie zamerané na konkrétne témy. V každom kanáli môžete komunikovať, prípadne do neho pridávať príspevky relevantné k téme, na ktorú je kanál zameraný. V príspevku môžete klasickým postupom pomocou zavináča označiť konkrétnych členov tímu a oni dostanú notifikáciu, že ste napísali príspevok, ktorý sa ich týka. Prípadne môžete v príspevku označiť názov tímu a notifikáciu dostanú všetci jeho členovia v sekcii Aktivita. K príspevku môžete priložiť dokumenty, prípadne multimediálne súbory. Dokument je možné nahrať priamo z počítača, prípadne cloudového úložného priestoru One Drive, prípadne môžete pribaliť dokument, ktorý už bol zdieľaný v rámci MS teams, alebo dokument, ktorý ste naposledy upravovali. Dokumenty sú fyzicky uložené v zdieľanom priestore Share Point a MS teams slúži ako prístupová brána. Praktickým dôsledkom je, že všetky dokumenty sú aj počas práce viacerých spoluautorov vždy uložené v aktuálnej verzii 

Priamo v komunikácii je možné začať schôdzu, alebo k príspevku pripojiť aplikácie. V sekcii Súbory členovia tímu nájdu všetky dokumenty, ktoré zdieľali, prípadne im boli zdieľané. Túto sekciu som si pri testovaní Teams obľúbil, pretože mi umožnila rýchlo nájsť dokument, ktorý som potreboval. 

Pre používateľov je dôležitá sekcia Aktivity, kde nájdu zoznam všetkých aktivít, na ktorých participujú, prípadne s nimi nejakým spôsobom priamo, či nepriamo súvisia. Napríklad ak niekto komentoval váš príspevok.  V sekcii Schôdze máte prehľad o dosiaľ uskutočnených stretnutiach a v prípade potreby môžete jednoducho naplánovať a zorganizovať nové stretnutie a pozvať do neho požadovaných účastníkov.  Komunikáciu, ktorá začala medzi dvomi členmi tímu je možné pozvaním ďalších členov tímu kedykoľvek zmeniť na skupinovú komunikáciu. V rámci komunikácie je možné navzájom zdieľať dokumenty, prípadne začať zdieľať obrazovku svojho počítača. 

Počas videohovorov je možné kedykoľvek vypnúť mikrofón, alebo kameru, napríklad ak potrebujete vybaviť dôležitý hovor. Nie vždy je žiadúce, aby pri videohovoroch bolo vidieť pozadie za diskutujúcimi, napríklad grafy a informácie na tabuliach v pozadí, ktoré nie sú zatiaľ určené k zdieľaniu.  Preto pri video hovoroch môžete nastaviť rozmazanie pozadia, alebo využiť možnosť vložiť upravené pozadie, napríklad firemné logo alebo záber upratanej prázdnej kancelárie, aby sa vaši komunikační partneri sústredili na to čo hovoríte a nie trebárs na kolegov v pozadí. Inokedy potrebujete ukázať schému, alebo text na tabuli. Funkcia Intelligent Capture umožňuje zaznamenať, zaostriť, zmeniť veľkosť a zvýrazniť obrázky alebo text cez pripojenú USB kameru. Vďaka tomu pripojení používatelia jasne vidia obsah na tabuli aj keď niekto pred ňou stojí. Keď už spomínam tabuľu, funkcia Whiteboard je virtuálne digitálne plátno pre účastníkov stretnutí v Teams, na ktorom môžu robiť spoločný brainstorming. Obidve funkcie sa dajú kombinovať, takže účastníci priamo v miestnosti môžu pridať obsah z fyzickej tabule na digitálny Whiteboard. Živé titulky v reálnom čase, zatiaľ iba v angličtine robia stretnutia v Teams dostupnými aj pre nepočujúcich, používateľov pripojených v hlučnom prostredí alebo ľudí s rôznou úrovňou jazykových schopností.

Teams poskytuje pri organizácii komunikácie aj možnosť selektívneho prístupu.  Zabezpečené súkromné kanály umožňujú upraviť, ktorí členovia tímu vidia konverzácie a súbory v kanále. Značný dôraz je kladený na zabránenie úniku informácií vo firmách a organizáciách, kde sa pracuje s dôverným kontextom. Samozrejmosťou je dôsledná implementácia GDPR o ochrane osobných údajov. Prevencia straty dát (DLP) v četoch a konverzáciách umožňuje používateľom odhaľovať, automaticky chrániť a sledovať citlivé informácie v četoch a konverzačných kanáloch. Vytvorením politiky prevencie straty dát môžu administrátori zabrániť nechcenému zdieľaniu alebo úniku informácií vnútri organizácie alebo navonok. 

Luboslav Lacko

Všetky autorove články
MS Teams tímová spolupráca vyučovanie na diaľku

Pridať komentár

Mohlo by vás zaujímať

Mohlo by vás zaujímať