Image
4.12.2019 0 Comments

Agendové systémy

Ako transformovať zložité papierové organizácie na prehľadne a efektívne fungujúce celky

Čo sú agendové systémy
Agendové systémy sú špecifické druhy softvéru, ktoré sa používajú na vytvorenie elektronických služieb v organizáciách. Obsahujú aplikačné moduly a nástroje, ktoré vystavajú „elektronickú agendu“ organizácie, teda obsah jednotlivých pracovných procesov a postupov. Ich harmonickým a prehľadným spojením a ďalším prispôsobením sa následne tvorí celá digitálna organizácia.

Elektronický formulár – špička ľadovca
Väčšina z nás pozná elektronické služby ako webové formuláre na vybavenie potrebných úkonov z pohodlia domova či kancelárie, bez potreby osobne navštevovať úrady. Prípadne ako elektronickú schránku, ktorá zjednodušila prácu s oficiálnymi dokumentmi. Tieto služby sú však len špičkou ľadovca. Pod nimi sú komplexné systémy, s ktorými pracujú zamestnanci úradov a integračné služby, ktoré jednotlivé systémy spájajú a odbúravajú tak opakujúce sa vyžiadavanie rovnakých dát.  

Kontrolné otázky
Aj keď je elektronizácia v rôznej miere už štandardom skoro v každej organizácii, otázkou ostáva, či aj služby, ktoré sú jej výsledkom, sú moderné a vyhovujúce dobe. Organizácie, ktoré elektronizovať ešte len plánujú, prípadne sa chystajú existujúce digitálne procesy meniť alebo zdokonaľovať, by si mali položiť niekoľko otázok hneď na začiatku a k procesu premeny z papiera na digitálnu formu pristúpiť až po ich realistickom zodpovedaní a vyhodnotení odpovedí.

Sú procesy v jednotlivých organizáciách čisté a jasne definované? Elektronizujú sa len tie kroky, ktoré pridávajú hodnotu? Spĺňajú výsledné služby požiadavky jasnosti, intuitívnosti, legislatívy aj vhodnosti použitých technológií a platforiem? Sú elektronické služby navzájom dobre prepojené? Ako získavajú a zdieľajú rovnaké dáta? Sú služby čo najzrozumiteľnejšie koncipované a pre klienta intuitívne použiteľné?

Transformácia fungovania organizácie
Odpovede relatívne presne odhalia kontext elektronizácie v organizácii. A správne zvolený agendový systém pomôže už vo fáze otázok, pretože jeho súčasťou je dôkladná hĺbková analýza existujúceho stavu. Digitalizácia bez predchádzajúceho auditu papierových postupov totiž väčšinou vedie k projektovým zdržaniam alebo k zložitým elektronickým procesom, ktoré problém komplikovanosti nevyriešia, len ho prenesú do digitálnej podoby. Dôvodom býva fakt, že papierová práca často podlieha zažitým, niekedy prebytočným pracovným postupom. Skúsené oko analytika dokáže pracovné procesy vyčistiť tak, že zachová len to, čo je pre žiaduci výsledok skutočne podstatné, a eliminuje činnosti, ktoré nepridávajú hodnotu. Podklad na digitalizáciu potom vyzerá úplne inak, ako vyzeral pôvodný papierový proces.

Ďalšie faktory výberu agendového systému
Okrem transformačnej analýzy musí dobrý agendový systém spĺňať veľa ďalších požiadaviek. Patrí k nim stabilná platforma a konfigurovateľné aplikácie, ktoré zodpovedajú modernej dobe a dajú sa prispôsobovať potrebám klientov. A ďalšie funkcionality, ktoré zaistia, že vytvorený celok bude intuitívne použiteľný a dlhodobo funkčný, vrátane pravidelného a flexibilného prispôsobovania sa nevyhnutným zmenám v legislatíve, pracovných postupoch či technológiách.

Čo klient vytvorí s dobrým agendovým systémom?

  1. Modeluje pracovné a schvaľovacie procesy. Zmeny agendy alebo legislatívy sa nedajú vopred predvídať. Preto základná požiadavka na backend agendového systému je intuitívny, vizuálny editačný systém, v ktorom klient ako správca systému kedykoľvek samostatne a operatívne mení pracovné alebo schvaľovacie postupy v celej elektronickej agende.
  2. Vytvára elektronické formuláre a celky elektronických služieb. Rovnako by klient mal mať možnosť flexibilne si tvoriť od základov rôzne typy nových elektronických formulárov, kombinovať ich do celkov elektronických služieb a prispôsobovať „za pochodu“ meniacim sa požiadavkám.
  3. Pracuje s priestorovými údajmi. Veľa dát má aj polohu v priestore a na rýchle a prehľadné rozhodovanie je dôležité v rámci agendového systému ich lokalizovať aj na mape.
  4. Automatizuje. Mnohé procesy sa dajú vykonať v systéme bez zásahu človeka a systém poskytne len automatické notifikácie o činnostiach, ktoré boli takto vykonané.
  5. Pracuje intuitívne a s responzívnym dizajnom. Keďže cieľom elektronizácie je dostupnosť služieb dotknutým stranám kdekoľvek a kedykoľvek, intuitívny dizajn a ľahkosť používania na rôznych platformách a mobilných zariadeniach je kľúčová.

Prečo presne elektronizovať

Elektronická agenda v organizácii neslúži len na „pohodlie“ pri vybavovaní vecí verejných. Vyrieši problémy s nedostatočným manažérskym prehľadom o priebehu a výsledkoch práce, so zložitými procesmi, neprepojenými systémami, nedostatočnou  internou aj externou komunikáciou, zdĺhavými schvaľovacími či kontrolnými procesmi aj bujným papierovaním. V skratke prinesie nasledujúce:

  • Zjednoduší prácu celej organizácie. Všetky pracovné postupy sa prehodnotia. Užitočné sa digitalizujú, mnohé sa prepracujú a neslúžiace sa automatizáciou zrušia.
  • Odbúra papierovanie a zníži manuálnu chybovosť. Všetky pracovné úkony budú digitálne. Eliminuje sa väčšina papierovej dokumentácie aj chýb, ktoré sa pri jej vypĺňaní častejšie vyskytujú.
  • Automatizuje veľkú časť agendy. Mnohé procesy sa uskutočnia bez zásahu človeka, len s e-mailovými notifikáciami.
  • Poskytne informácie k neustále dispozícii. Všetky dotknuté strany budú mať elektronicky prístup k potrebným informáciám kdekoľvek, kedykoľvek a na všetkých zariadeniach s prístupom na internet.
  • Umožní benchmarking. Agendový systém eviduje presné časy vykonania pracovných úkonov. Manažment organizácie tak dokáže vyhodnocovať efektivitu práce zamestnancov.
  • Urobí úkony dohľadateľnými. Evidencia všetkých úkonov poskytne prehľad o tom, kto a kedy činnosť vykonal. Postup tak možno dokladovať aj po mnohých rokoch.
  • Zrýchli procesy. Mnohé pracovné úkony bude možné vykonávať elektronicky kdekoľvek a kedykoľvek. Zamestnanci nebudú závislí od prítomnosti na pracovisku a klienti sa nebudú musieť osobne dostaviť.
  • Eliminuje zdržania. Automatické notifikácie upozornia všetky strany na potrebu vykonania ďalšieho kroku.
  • Prepojenie na ďalšie systémy. Systém sa prepojí so všetkými čiastkovými systémami a vytvorí jeden kompletný a prehľadný softvérový nástroj.

Nechajte si posielať prehľad najdôležitejších správ emailom

Mohlo by Vás zaujímať

ITPro

Made in Slovakia: Predstavujeme zaujímavé inovácie

12.02.2020 14:55

Lepšia obec 2 O projekte Lepšia obec sme už informovali pred rokom. Odvtedy sa projekt rozvinul a pribudla k nemu aj mobilná aplikácia, uľahčujúca obyvateľom komunikáciu s mestským úradom. Cieľom pro ...

ITPro

Python / 4. časť: Efektívny lovec

12.02.2020 14:41

Reťazce (str) Reťazce (strings) patria medzi tzv. zložené (compound) dátové typy, a to z dôvodu, že obsahujú viacero menších prvkov – konkrétne znakov (characters), ktoré zoskupujú do jedného celku. O ...

ITPro

Stealth Falcon: Doposiaľ neznámy backdoor kradne dáta na Blízkom východe

30.12.2019 14:18

Počuli ste už niekedy o skupine útočníkov Stealth Falcon? Prvýkrát sa o nej verejne hovorilo ešte v roku 2012 a jej hlavnými cieľmi sú politickí aktivisti a novinári na Blízkom východe. Odvtedy sa vša ...

Žiadne komentáre

Vyhľadávanie

Hackkosice_2020

Najnovšie videá